Z początkiem 2026 r. wprowadzonych zostało kilka istotnych zmian podatkowych, m.in.:
- Krajowy System e-Faktur czyli KSeF,
- obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej w przypadku podmiotów, które rozliczają podatek VAT miesięcznie i są zobowiązane do przesyłania miesięcznych plików JPK_V7M,
Należy pamiętać, że w przypadku podatników rozliczających podatek VAT kwartalnie i przesyłających pliki JPK_V7K oraz innych podmiotów niż rozliczających podatek VAT miesięcznie, obowiązek przesyłania księgi w postaci pliku XML powstanie dopiero po 31 grudnia 2026 r., za rok 2027.
Po 1 stycznia 2026 r. podatkową księgę przychodów i rozchodów w formie papierowej mogą nadal prowadzić osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, oraz duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
1 stycznia 2026 r. weszło w życie rozporządzanie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów* (dalej: rozporządzenie), wydane na podstawie art. 24a ust. 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych**. Zstąpiło ono dotychczasowe rozporządzenie w tej sprawie. Weszło również w życie całkiem nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z tego samego dnia w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych***.
Przypomnijmy, że podatkową księgę przychodów i rozchodów (dalej: księga) albo księgi rachunkowe są obowiązane prowadzić osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą i przesyłać je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania podatkowego.
Księgę prowadzi się w formie tabelarycznej według wzoru określonego w wymiennym rozporządzeniu. Przed zmianą tabela liczyła 17 kolumn, a po zmianie liczy 19 kolumn. W przypadku oznaczenia dowodu księgowego, należy po zmianach podać: numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF lub numer dowodu księgowego, w przypadku kontrahenta – oprócz imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu, również identyfikator podatkowy. Poza tymi zmianami, zapisy w kolumnach ujmuje się jak dotychczas i są to: liczba porządkowa, data zdarzenia gospodarczego, opis zdarzenia gospodarczego, przychód w podziale na wartość sprzedanych towarów i usług, pozostałe przychody oraz ich suma. W kolejnych kolumnach podaje się wartość zakupu towarów handlowych i materiałów według cen zakupu, koszty uboczne zakupu, wydatki (koszty) w podziale na: wynagrodzenia w gotówce i w naturze, pozostałe wydatki, ich sumę oraz można wpisywać inne zdarzenia gospodarcze poza wcześniej wymienionymi. Dwie przedostatnie kolumny przeznaczone są na wpisanie kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. W ostatniej kolumnie można zawrzeć uwagi dotyczące zapisów we wcześniejszych kolumnach, np. o pobranych zaliczkach, czy obrocie opakowaniami zwrotnymi.
Rozporządzenie określa szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem. Przede wszystkim podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy, tzn. zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi.
Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży powinny być dokonywane na podstawie:
1) wystawionych faktur;
2) raportów fiskalnych, o których mowa w § 12 – w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT;
3) wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.
Zapisy w księdze, co do zasady powinny być uzupełniane najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodów. Nowe przepisy nie przewidują możliwości dokonywania zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług łączną kwotą na koniec miesiąca wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z ewidencji VAT (w poprzednim rozporządzeniu zapis przewidujący taką możliwość znajdował się w § 20).
Nowe przepisy wskazują również, że zapisów w księdze na podstawie:
1) dowodów wewnętrznych – dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, albo
2) zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – dokonuje się do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.
Podatnik jest obowiązany założyć księgę, a w razie obowiązku prowadzenia zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – również to zestawienie, na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego. Jest również obowiązany dokonywać zapisów w zestawieniu sprzedaży (ewidencji sprzedaży) jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Rozporządzenie określa również specjalne rodzaje dowodów księgowych jak: noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych oraz inne, w tym dokonywane na podstawie książeczek. Pozwala na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych wydatków (kosztów) w postaci sporządzonych dowodów zaopatrzonych w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot zdarzeń gospodarczych i wysokość wydatku (kosztu).
Nowe rozporządzenie jest znacznie krótsze, nie ma też osobnych zapisów regulujących sposobu prowadzenia księgi przez rolników.
Warto wiedzieć, że aplikacja internetowa Ministerstwa Finansów e-mikrofirma pozwalająca na wystawianie krajowych faktur sprzedaży, w tym także przez Krajowy System e-Faktur, nie daje możliwości prowadzenia w niej podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
TCWP przy współpracy
Aleksandra Kupczyk-Zajączkowska
radca prawny
*Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299).
**Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).
***Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. poz. 1311).