Wprowadzony 1 października 2025 r. ogólnokrajowy system kaucyjny na dobre wpisał się w codzienną praktykę gospodarczą polskich przedsiębiorstw. Choć regulacja ta, wynikająca z implementacji unijnej dyrektywy SUP 2019/904, miała na celu przede wszystkim ochronę środowiska poprzez zwiększenie poziomu recyklingu, to dla księgowych oraz właścicieli firm stała się kolejnym obszarem wymagającym precyzyjnego rozliczenia. Szczególne wątpliwości budzi sytuacja, w której jednostka nabywa napoje z kaucją na użytek własny, a część opakowań ulega bezpowrotnemu zniszczeniu lub zagubieniu.
Zasada neutralności kaucji w momencie zakupu
Zgodnie z ustawą o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, kaucja pobierana przy zakupie napojów ma charakter zwrotny. Z tego względu w dacie uiszczenia nie stanowi ona ostatecznego przysporzenia ani definitywnego uszczuplenia zasobów majątkowych jednostki.
Na gruncie prawa podatkowego operacja ta pozostaje w pełni neutralna. Kwota pobranej kaucji nie generuje bezpośrednio kosztu uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Podobnie jej ewentualny zwrot po oddaniu opakowania nie kreuje przychodu podatkowego.
W ujęciu bilansowym uiszczona kwota nie spełnia definicji kosztu operacyjnego zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości. Do czasu rozliczenia opakowań kaucja musi być traktowana jako krótkoterminowa należność i ewidencjonowana na kontach rozrachunkowych (zespół 2).
Praktyczny przykład ewidencji księgowej
W celu zobrazowania prawidłowego ujęcia operacji zakupu wody mineralnej na potrzeby BHP pracowników oraz późniejszego rozliczenia opakowań, warto posłużyć się następującym przykładem liczbowym.
Założenia do przykładu:
- Wartość netto zakupionych napojów:100 zł
- Podatek VAT 23% : 23 zł
- Pobrana kaucja za butelki (wyodrębniona na dokumencie zakupu): 20 zł
- Łączna kwota do zapłaty (brutto + kaucja): 143 zł
Schemat dekretacji w księgach rachunkowych:
- Faktura/paragon dokumentujący zakup wody mineralnej:
-
- Wn konto 400 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” (w analityce: koszty BHP) – kwota netto: 100 zł
- Wn konto 221-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie” – kwota podatku: 23 zł
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: rozliczenie kaucji za opakowania) – kwota kaucji: 20 zł
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami” – łączna kwota zobowiązania: 143 zł
- Zwrot butelek i odzyskanie środków finansowych (wariant pozytywny):
-
- Wn konto 100 „Kasa” lub konto 130 „Rachunek bieżący” – kwota zwróconej kaucji: 20 zł.
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: rozliczenie kaucji za opakowania) – kwota: 20 zł.
Utrata opakowania – rewolucja w kosztach podatkowych w 2026 roku
W realiach prowadzenia działalności gospodarczej pełny zwrot opakowań rzadko jest możliwy. Butelki ulegają zgnieceniu, niszczą się etykiety z kodami kreskowymi, bądź są one bezpowrotnie zabierane przez pracowników czy kontrahentów. W takich przypadkach kwota kaucji traci swój zwrotny charakter i staje się wydatkiem definitywnym.
W świetle prawa bilansowego nieodzyskaną kaucję należy odpisać w ciężar kosztów bieżącego okresu:
- Wn konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: rozliczenie kaucji za opakowania).
Przełomem dla podatników są oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów oraz jednolite interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydane w pierwszej połowie 2026 r. (w tym kluczowa interpretacja indywidualna z dnia 25 maja 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.143.2026.1.JG). Fiskus jednoznacznie potwierdził, że utracona kaucja za opakowania po napojach zużytych na własne potrzeby firmy może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów (KUP). Organ uznał taki wydatek za racjonalny i związany z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa oraz organizacją pracy.
Kluczowe znaczenie dla obrony takiego kosztu przed organami skarbowymi ma jednak właściwe udokumentowanie faktu utraty opakowań oraz wykazanie braku zaniedbań o charakterze rażącym. Straty te muszą mieścić się w granicach normalnego ryzyka gospodarczego (np. zniszczenie butelki przez pracownika w trakcie wykonywania obowiązków lub niezwrócenie jej przez kontrahenta podczas spotkania biznesowego). Podatnicy powinni sporządzić okresowe (np. miesięczne) protokoły likwidacji lub spisy utraconych opakowań objętych systemem kaucyjnym, co pozwoli na bezsporne zaliczenie nieodzyskanych kwot do podatkowych kosztów pośrednich.
Specjalista TCWP
ASFINANSE Alicja Stawowa