Od 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza obowiązek wystawiania, przechowywania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych. Co to oznacza dla przedsiębiorców i księgowych? Oto najważniejsze informacje.
Czym jest KSeF?
KSeF to system służący do wystawiania, przechowywania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura dokumentująca sprzedaż, wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w systemie.
Stan prawny
17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wprowadzający obowiązek wystawiania, wysyłania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur (KSeF). Procedowany projekt trafił do Sejmu na dalszy etap procesu legislacyjnego.
Kogo dotyczy obowiązek?
Projekt ustawy zakłada wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników czynnych i zwolnionych. Definicja osób zobowiązanych to podatnik zgodnie z ustawą VAT, art. 15 ust. 1 i ust. 2 ustawy VAT, gdzie katalog podatnika jest szerszy niż w innych ustawach, np. podatnikiem są osoby prowadzące najem prywatny lub osoby reprezentujące wolne zawody.
Harmonogram wdrożenia
- Od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników (o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł w roku 2024).
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.
Ułatwienia dla podatników
W wyniku konsultacji wprowadzono rozwiązania, które ułatwią podatnikom wdrożenie obowiązkowego KSeF:
- Mikroprzedsiębiorcy: Wprowadzono okres przejściowy od kwietnia do końca 2026 r. Mikroprzedsiębiorcy nie będą zobowiązani do wystawiania e-faktur pod warunkiem, że uzyskany obrót w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł oraz wartość pojedynczej faktury nie przekroczy 450 zł. Rozwiązanie to pozwoli na dokumentowanie sprzedaży najmniejszym lub wykluczonym cyfrowo podatnikom.
- E-faktury dla konsumentów: Możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur w KSeF. Takie rozwiązanie pozwoli zautomatyzować procesy wystawiania faktur i uprościć procedury uzgodnień.
- Płatności: Odroczenie obowiązku podawania numeru KSeF w przelewie do końca grudnia 2026 roku.
- Tryb „offline 24”: Możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktury zgodnie ze wzorem, a następnie przesłanie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym. To rozwiązanie ułatwi prowadzenie działalności w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawieniem czy też z wysłaniem e-faktury do systemu.
- Faktury z kas rejestrujących: Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 roku. To rozwiązanie pozwoli podatnikom przygotować się do wdrażanych rozwiązań i wydłużenia okresu dostosowania się do rozwiązań.
- Kary: Odroczenie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF do końca 2026 roku.
Jak się przygotować?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga odpowiedniego przygotowania, aby zapewnić płynne przejście na obowiązkowe e-fakturowanie. Oto kluczowe kroki:
- Zrozumienie KSeF: Należy zrozumieć, czym jest KSeF, jego korzyści, ryzyka i wyzwania oraz wymagania operacyjne i techniczne.
- Wyznaczenie osób odpowiedzialnych: Wskazanie osób odpowiedzialnych za wystawienie e-faktur, ściąganie faktur zakupowych z KSeF, sporządzanie płatności.
- Zapewnienie dostępu do KSeF: Upewnienie się, czy osoby odpowiedzialne mają dostęp do KSeF.
- Przygotowanie oprogramowania: Zintegrowanie systemu księgowego z KSeF. Skontaktowanie się z dostawcą oprogramowania w celu ustalenia warunków aktualizacji programu i wdrożenia.
- Szkolenia: Przeprowadzenie szkoleń dla osób odpowiedzialnych w zakresie użytkowania KSeF.
Podsumowanie
Przygotowanie do wdrożenia KSeF to proces, który wymaga odpowiedniego planowania i zaangażowania. Warto już teraz rozpocząć działania, aby zapewnić płynne przejście na obowiązkowe e-fakturowanie i uniknąć problemów związanych z implementacją.
TCWP przy współpracy z ASFINANSE Alicja Stawowa