W lipcu 2024 r. podatnicy będą musieli zmierzyć się ze zmianą w zakresie fakturowania. Zgodnie z nowelizacją ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych będą wystawiane i odbierane w formie elektronicznej w określonej strukturze i za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Od 1 lipca 2024 r. obowiązek fakturowania w KSeF dla podatników VAT czynnych.
Od 1 stycznia 2025 obowiązek fakturowania w KSeF dla:
- podatników zwolnionych z VAT,
- podatników korzystających z kas rejestrujących do wystawienia faktur,
- podatników wystawiających faktury uproszczone ( w tym paragony uznawane za faktury uproszczone).
Nadal w dowolnej formie, z pominięciem KSeF będą mogły być wystawiane:
- faktury wystawione przez podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
- faktury dokumentujuące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS,
- faktury wystawione na rzecz konsumentów,
- faktury uproszczone (według rozporządzenia wykonawczego)
Krajowy System e-Faktur ( KSeF) jest centralnym systemem teleinformatycznym w ramach którego podatnicy będą zobowiązani do wystawiania i otrzymywania faktur w jednolitej, powszechnie obowiązującej strukturze, zawierającej dane określone w ustawie o VAT, ale także inne informacje niezbędne z uwagi na biznesowe ustalenia między stronami transakcji, tj. faktur ustrukturyzowanych.
KSeF będzie systemem dostępnym przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku.
To narzędzie uszczelnienia systemu podatkowego, zarówno w zakresie VAT jak i podatków dochodowych. Wdrożenie centralnej i aktualizowanej na bieżąco bazy danych faktur pozwoli fiskusowi na przyspieszenie dostępności danych analitycznych oraz poprawę ich jakości. Umożliwi szybsze wykrywanie nieprawidłowości w zakresie fakturowania i rozliczeń podatkowych.
Bezpieczeństwo KSeF jest zapewniane przede wszystkim przez system autoryzacji i uwierzytelnienia. KSeF zapewnia mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do KSeF.
Uwierzytelnić się można w systemie w zależności od formy działalności:
- jednoosobowa działalność łącząc się z KSeF za pomocą programu przy użyciu profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego ,
- spółki i pozostałe formy działalności łącząc się z KSeF za pomocą programu przy użyciu pieczęci kwalifikowanej lub formularza ZAW-FA składanego w formie papierowe do urzędu skarbowego , właściwym do podatku VAT. .
Po autoryzacji podatnik ma możliwość nadania uprawnień wskazanym przez siebie osobom lub innym podmiotom w zakresie wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
Uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadane w zakresie:
- nadawania dalszych uprawnień,
- wysyłania faktur,
- przeglądania faktur,
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio w darmowej Aplikacji Płatnika KSeF lub e-mikrofirma (MF) albo przy użyciu własnych, komercyjnych programów finansowo-księgowych. Faktury wystawione w programach są przesyłane do systemu KSeF. Przesłana faktura weryfikowana jest co do zgodności z określonym wzorem i oznaczona jest ustrukturyzowanym numerem identyfikacyjnym przydzielonym przez KSeF .
System, odbierając przesłaną fakturę, dokonuje jej walidacji , co oznacza, że weryfikowana jest poprawność techniczna przesłanego pliku pod kątem zgodności ze schematem. System sprawdza, czy podmiot wystawiający fakturę faktycznie posiada odpowiedni rodzaj uprawnień. KSeF sprawdza, czy wszystkie obligatoryjne pola zostały wypełnione, czy formaty danych są zgodne z wymaganymi oraz czy plik spełnia podstawowe testy logiczne.
Jeżeli faktura nie jest zgodna ze schematem, albo wystawiona przez nieupoważnioną osobę, to zostanie odrzucona przez KSeF i przyjmuję się, że nie została wystawiona do czasu jej ponownego przysłania do KSeF i gdy zostanie nadany numer identyfikujący tą fakturę w KSeF.
KSeF nie dokonuje weryfikacji merytorycznej ani rachunkowej faktury, tym samym system nie odrzuci faktury, na której zastosowano błędną stawkę dla danego towaru lub zawierającej błędy rachunkowe.
Podczas awarii, wystąpienia sytuacji kryzysowej lub niedostępności KSeF, podatnik może wystawić fakturę poza KSeF w formie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (wydruk papierowy lub format elektroniczny, np. pdf), która musi spełniać określone wymagania, takie jak kod weryfikujący (kod QR pozwalający na sprawdzenie integralności faktury). Finalnie faktury muszą trafić do KSeF w ustawowym terminie. Ministerstwo Finansów jest zobowiązane informować podatników o awariach i niedostępnościach oraz ich zakończeniu za pomocą komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej.
W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub gdy stanie się on niedostępny, istnieją określone zasady postępowania:
- w przypadku awarii KSeF (np. awaria infrastruktury, zakłócenia sieci MF, atak hakerski, błąd aplikacji KSeF), podatnik ma 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby dostarczyć fakturę do KSeF.,
- jeśli KSeF jest niedostępny (np. przerwa administracyjna lub aktualizacja systemu), podatnik musi dostarczyć fakturę w ciągu 1 dnia roboczego po przywróceniu dostępu do KSeF.,
- jeśli problem techniczny wystąpił po stronie podatnika, tzw. tryb offline, jest 1 dzień roboczy od wystawienia faktury poza KSeF, aby dostarczyć fakturę do KSeF.,
- w przypadku sytuacji kryzysowych, typu wojna, kiedy nie działają systemy MF, podatnik ma prawo wystawić fakturę poza KSeF bez konieczności późniejszego rejestrowania jej w KSeF.
Od 1 stycznia 2025 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie miał prawo nałożyć karę na podatnika za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej lub nieprzesłania jej w terminie. Jej wysokość będzie wynosić:
- do 100% wykazanego podatku na fakturze,
- do 18,7% kwoty należnej ogółem faktury w przypadku dokumentów bez wykazanego podatku VAT
Kary będą wymierzane indywidualnie przez urząd skarbowy, przy wymierzaniu kary pieniężnej organ podatkowy będzie brał pod uwagę m.in. wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania obowiązków w przeszłości, wysokość korzyści, które osiągnęła strona, a także fakt, czy podatnik był wcześniej karany za podobny czyn.
W przypadku niedopełnienia obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe lecz tylko nakłada karę pieniężną , czyli sankcję pieniężna w postaci dolegliwości finansowej.
TCWP przy współpracy
ASFINANSE Alicja Stawowa