oferty pracy

Rubryka księgowa TCWP – podróż służbowa przedsiębiorcy

Podróż służbowa przedsiębiorcy jest to wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, w celu wykonania zadań związanych z działalnością gospodarczą. Podróże służbowe są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Mogą one obejmować spotkania z klientami, udział w konferencjach, szkoleniach czy negocjacjach biznesowych. Każdy wyjazd służbowy wiąże się z określonymi kosztami, które przedsiębiorca może odliczyć od przychodu, pod warunkiem że są one związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej przedsiębiorcy może być skomplikowane, ale jest kilka kluczowych kroków, które warto znać.

  1. Dokumentowanie wydatków

Aby móc zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów uzyskania przychodów, należy je odpowiednio udokumentować. Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować brakiem możliwości odliczenia kosztów oraz konsekwencjami podatkowymi. Wymagane dokumenty to m.in. faktury, paragony, bilety oraz ewidencja przebiegu pojazdu.

  1. Diety

Diety to kwoty przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w podróży krajowej a w podróży zagranicznej pokrycie kosztów wyżywienia i drobnych wydatków w trakcie podróży. Koszty wyżywienia powyżej diety nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wysokość diet zależy od długości trwania podróży i miejsca.

Dieta w krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł za dobę.

Sposób wyliczenia należności z tytułu diety jest ściśle określony:

  • poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje ½ diety,
  • 12 godzin i więcej dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż jedną dobę, przedsiębiorcy przysługuje:

  • pełna dieta za każdy dzień przebywania na wyjeździe służbowym,
  • przysługuje 50% diety za niepełny dzień, na którym przedsiębiorca przebywał nie dłużej niż 8h,
  • przysługuje 100% diety za niepełny dzień przebywania na podróży służbowej, jeżeli trwa dłużej niż 8h.

Dieta w podróży zagranicznej uzależniona jest od docelowego państwa podróży.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw przedsiębiorca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej,
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia  Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r.

Aby wyliczyć wysokość przysługujących diet należy określić czas zagranicznej podróży służbowej, podróż zagraniczna obejmuje okres od chwili:

  • przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju – przy podróżowaniu środkami komunikacji lądowej,
  • startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju – przy podróży odbywanej samolotem,
  • wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego – przy podróży morskiej.
  1. Koszty transportu:

Koszty dojazdów, w tym bilety lotnicze, kolejowe, czy wynajem samochodu, mogą być zaliczone pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania.

Jeśli przedsiębiorca w podróży służbowej korzysta z firmowego środka transportu, może odliczyć 100% kosztów eksplantacji samochodu (paliwo, parkingi, autostrady), pod warunkiem, że pojazd służy wyłącznie do działalności gospodarczej i prowadzona jest kilometrówka. Jeśli nie będzie prowadzona ewidencja to można  odliczyć 75% wydatków.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać takie dane jak:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący: kolejny numer wpisu,
  •  dat i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jeżeli przedsiębiorca wybiera się podróż służbową prywatnym samochodem, wówczas wydatki związane z jego eksploatacją w tym okresie powinien rozliczyć w 20% kosztu.

  1. Noclegi

Przedsiębiorcy nie przysługuje ryczałt za nocleg, koszty noclegów muszą być udokumentowane fakturami lub rachunkami.

W podróżach krajowych przedsiębiorcy nie obowiązują limity kosztu za nocleg.

W podróżach zagranicznych  ustawodawca ustalił limit na nocleg w zależności  od kraju,  w którym przypada nocleg. Limity zostały określone w załączniku do rozporządzenia  Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r.

Jeżeli przedsiębiorąca przekroczy limit kosztu wskazany w rozporządzeniu to wydatek przekraczający limit nie będzie stanowić koszt uzyskania przychodu.

  1. Przeliczanie kosztów podróży służbowej poniesionych w walucie obcej

Według wykładni organów podatkowych wydatki,  które zostały potwierdzone fakturami, należy przeliczyć według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast nieudokumentowane wydatki, takie jak diety , a także wydatki poniesione na podstawie paragonu, gdy nie można określić tożsamości nabywcy, trzeba przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Podróż służbowa przedsiębiorcy to nie tylko wyzwanie logistyczne, ale także finansowe. Prawidłowe rozliczenie kosztów wymaga znajomości przepisów oraz skrupulatnego dokumentowania wydatków. Dzięki temu przedsiębiorca może skutecznie zarządzać kosztami i optymalizować swoje finanse.

                TCWP

przy współpracy ASFINANSE Alicja Stawowa