Rubryka księgowa TCWP – rozliczanie wydatków na firmę

Rozliczenie wydatków na firmę prowadzoną w miejscu zamieszkania.

Studium przypadku:

Pan Roman S. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jest informatykiem, swoje usługi świadczy zdalnie dla odbiorców w różnych miejscach w kraju a nawet świata. Zadecydował się na prowadzenie działalności we własnym  mieszkaniu co daje  możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów część wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem mieszkania.

Pytanie:

– w jaki sposób  pan Roman S. powinien rozliczyć koszty dotyczące prowadzenia firmy w mieszkaniu związane z jego utrzymanemu i bieżącą eksploatacją?

Odpowiedź:

Jeżeli osoba fizyczna jednoczesne mieszka i prowadzi działalność w jednym miejscu, wiąże się to przede wszystkim z oszczędnością i wygodą. W  takim przypadku dochodzi do styku interesów prywatnych i firmowych dlatego bardzo istotne jest precyzyjne wyodrębnienie i rzetelne udokumentowanie  kosztów zaliczonych do działalności. Przepisy nie precyzują dokładnie, jak należy rozliczyć takie koszty.

Ważne jest  przygotowanie oświadczenia, w którym przedsiębiorca wykaże jaką cześć mieszkania przeznaczy na potrzeby działalności i  obliczy procentowy udział tej części do całości mieszkania (obliczenie wskaźnika metrażowego),

wydatki na czynsz

W przypadku czynszu zastosowanie co do zasady będzie miał współczynnik metrażowy i na jego podstawie należy dokonać przemnożenia przez wartość z faktury w celu ustalenia wysokości kosztu uzyskania przychodu podlegającego ewidencji,

– wydatki na media (wodę, ścieki, wywóz nieczystości, ogrzewanie, energię elektryczną)

W tym przypadku do kosztów można zaliczyć jedynie te wydatki, które związane są rzeczywiście z prowadzoną działalnością. Jednym z rozwiązań, które pozwolą na ustalenie faktycznego zużycia mediów w ramach prowadzonej działalności, jest założenie osobnych liczników. W odniesieniu do tego typu wydatków  stosowanie współczynnika może budzić wątpliwości fiskusa, ponieważ przedsiębiorca może korzystać w mediów w mniejszym stopniu w działalności niż w mieszkaniu.

Jeżeli Pan Roman S. nie chce instalować liczników, może sporządzić dodatkowe notatki, z których wynika jaka część tych opłat przypada na działalność, aby w razie kontroli z urzędu skarbowego wydatki jakie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z działalności,  nie zostały zakwestionowane.

Jednak wielu przedsiębiorców, również przy rozliczaniu mediów, wykorzystuje  współczynnik powierzchniowy

wydatki na telefon i Internet

Najlepszym rozwiązaniem jest podzielenie kosztów na podstawie billingu. W takiej sytuacji możliwe jest ustalenie kosztów faktycznie poniesionych na rozmowy służbowe. Na takim potwierdzeniu pan Roman S.  powinien zaznaczyć, które z rozmów  były wykonane w celach związanych z prowadzoną działalnością.

W przypadku telefonu abonament nie będzie kosztem, tylko rozmowy wykonywane służbowo, analogicznie do sytuacji z opłacanym abonamentem prywatnego telefonu wygląda sytuacja z Internetem.

Jeżeli natomiast pan Roman  osobno założy telefon lub Internet w domu,  do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w mieszkaniu, Ma prawo zaliczyć wydatek na abonament do kosztów uzyskania przychodu w całości.

Pytanie:

– czy może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na wyposażenie i remont mieszkania?

Odpowiedź:

Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu może spowodować zakup różnych sprzętów jak np. wyposażenie biura: meble biurowe, komputery, drukarki, krzesła itp.

Wydatki tego typu mogą stanowić koszty podatkowe, pod warunkiem, że będą służyć wyłącznie celom związanym z działalnością. Kosztem podatkowy mogą być również wydatki związane z remontem mieszkania, w części jaka jest wykorzystywana do prowadzonej działalności.

W razie kontroli z urzędu skarbowego – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa to takie wydatki nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy podkreślić, że zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków na przedmioty, które służą celom prywatnym podatnika, byłoby sprzeczne z zasadą równości wobec prawa, gdyż stawiałoby w uprzywilejowanej sytuacji podmioty prowadzące działalność gospodarczą wobec podatników, którzy takiej działalności nie prowadzą, a którzy również ponoszą wydatki na cele osobiste (np. mieszkaniowe) i nie mogą ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie:

– jakie ma obowiązki  w związku z prowadzeniem firmy w mieszkaniu?  

Odpowiedź:

Prowadzenie działalności we  własnym mieszkaniu, wiąże się z obowiązkami jakie musi spełnić, m.in.:

  • zgłoszenie lokalu (do odpowiedniego urzędu gminy), co może się wiązać z koniecznością zapłaty większego podatku od nieruchomości, gdyż za lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza występują wyższe stawki tego podatku;
  • w przypadku mieszkania spółdzielczo-własnościowego zgłoszenie do spółdzielni mieszkaniowej (za część przeznaczoną na firmę podwyższony zostanie czynsz);
  • jeżeli w posiadanym lokalu rozpoczyna się działalność o bardziej absorbującym charakterze niż praca biurowa lub wymagającą adaptacji lokalu do nowych potrzeb, należy wystąpić do starosty o zgodę na zmianę sposobu użytkowania nieruchomości;
  • gdy przedsiębiorca zatrudnia  pracownika we własnym mieszkaniu czy domu, należy ten fakt zgłosić w starostwie.

Alicja Stawowa – księgowa, specjalista TCWP

(materiał przygotowany w oparciu o najczęściej pojawiające się pytania podczas konsultacji TCWP)