Jakie wydatki i kiedy nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów i stanowią tzw. „NKUP-y”
W działalności gospodarczej istnieje wiele wydatków, które przedsiębiorcy ponoszą w celu osiągnięcia przychodów. Jednak nie wszystkie z tych wydatków mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (KUP). Wydatki, które nie mogą być uznane za KUP, nazywane są „NKUP-ami” (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów). Poniżej przedstawiamy ogólne zasady dotyczące rozliczeń wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).
- Ogólna niezgodność – brak związku z przychodami bądź ich zabezpieczeniem lub zachowaniem ich źródeł
Wydatki na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie mogą być uznane za KUP. Przykładem mogą być koszty związane z korzystaniem z samochodu poza godzinami pracy lub prywatnego telefonu komórkowego. Wydatki na cele prywatne, takie jak koszty utrzymania domu, prywatne ubezpieczenia czy wydatki na hobby, również nie mogą być zaliczone do KUP.
- Niewłaściwe udokumentowanie kosztu podatkowego
Niewłaściwie udokumentowane koszty mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe. Aby uniknąć problemów związanych z niewłaściwym udokumentowaniem kosztów, warto przestrzegać kilku podstawowych zasad:
- Upewnienie się, że wszystkie faktury zawierają wymagane elementy,
- Zbieranie dodatkowych dowodów potwierdzających wykonanie usług,
- Regularne kontrolowanie dokumentacji księgowej,
- Konsultowanie się z doradcą podatkowym w przypadku wątpliwości.
W przypadku usług niematerialnych, takich jak doradztwo, prawnicze czy reklamowe, sama faktura może nie być wystarczającym dowodem na poniesienie kosztu. Konieczne jest posiadanie dodatkowych dokumentów, które potwierdzają faktyczne wykonanie usługi.
- Wydatki określane jako „negatywny katalog kosztów”
Koszty te zostały wymienione w art. 23 ustawy PIT, który wprost określa, że nie stanowią kosztu podatkowego. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kategorie tych wydatków oraz ich charakterystykę:
- Kary umowne i odszkodowania: Wydatki związane z karami umownymi i odszkodowaniami, które wynikają z wad towarów, robót i usług, zwłoki w dostawie lub usunięciu wad, nie mogą być zaliczone do KUP. Dotyczy to również wszelkiego rodzaju kar administracyjnych oraz kosztów egzekucyjnych.
- Podatki i opłaty: Podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn oraz podatek VAT (z pewnymi wyjątkami) nie mogą być uznane za KUP. Wyjątkiem jest naliczony podatek VAT, który może stanowić koszt uzyskania przychodów w przypadku zwolnienia z podatku VAT lub kosztów nabycia towarów i usług w celu odsprzedaży/świadczenia usług zwolnionych z VAT.
- Dokształcanie przedsiębiorcy: Wydatki na dokształcanie, które nie dostarczają wiedzy niezbędnej do prowadzenia działalności, nie są kosztem uzyskania przychodów. Do KUP można zaliczyć jedynie koszty szkoleń i kursów ściśle związanych z daną działalnością.
- Wydatki na reprezentację: Wydatki na reprezentację, takie jak koszty przyjęć, spotkań biznesowych czy prezenty, nie mogą być zaliczone do KUP. Wyjątkiem są wydatki na reklamę, które mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością.
- Darowizny: Darowizny, niezależnie od ich celu, nie mogą być uznane za KUP. Dotyczy to zarówno darowizn pieniężnych, jak i rzeczowych.
- Wierzytelności odpisane jako nieściągalne: Wierzytelności odpisane jako nieściągalne, które uprzednio nie zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność nie została uprawdopodobniona, nie mogą być uznane za KUP.
- Koszty egzekucyjne: Koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań nie mogą być zaliczone do KUP.
- Odsetki od własnego kapitału: Odsetki od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów nie mogą być uznane za KUP.
- Składki na rzecz organizacji: Składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa, z wyjątkiem składek na rzecz organizacji zrzeszających przedsiębiorców i pracodawców, działających na podstawie odrębnych ustaw, nie mogą być uznane za KUP.
- Wydatek opłacony w błędny sposób a koszt podatkowy
W działalności gospodarczej prawidłowe opłacanie wydatków jest kluczowe dla uznania ich za koszty uzyskania przychodów (KUP). Błędne opłacenie wydatku, np. gotówką, na konto spoza białej listy czy bez mechanizmu split-payment, może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady dotyczące takich sytuacji:
- Opłacenie wydatku gotówką: Zgodnie z przepisami, transakcje między przedsiębiorcami (B2B) o wartości przekraczającej 15 000 zł muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku bankowego. Jeśli wydatek zostanie opłacony gotówką, nie może być uznany za KUP. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca opłaci fakturę za zakup towarów o wartości 20 000 zł gotówką, nie będzie mógł zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
- Opłacenie wydatku na konto spoza białej listy: Biała lista podatników VAT to wykaz rachunków bankowych, na które przedsiębiorcy powinni dokonywać płatności. Jeśli wydatek zostanie opłacony na konto spoza białej listy, nie może być uznany za KUP. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca złoży zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
- Brak mechanizmu split-payment: Mechanizm podzielonej płatności (split-payment) jest obowiązkowy dla niektórych transakcji, szczególnie tych związanych z towarami i usługami wymienionymi w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. Jeśli przedsiębiorca nie zastosuje mechanizmu split-payment, mimo że był do tego zobowiązany, wydatek nie może być uznany za KUP. Przykładem może być zakup elektroniki o wartości 50 000 zł, gdzie przedsiębiorca nie zastosował split-payment – taki wydatek nie będzie kosztem uzyskania przychodów.
Prawidłowe klasyfikowanie, dokumentowanie i opłacanie wydatków jest kluczowe dla uniknięcia problemów z organami podatkowymi i zapewnienia prawidłowego rozliczenia podatkowego.
TCWP przy współpracy ASFINANSE Alicja Stawowa